Reisgedrag opnieuw in kaart brengen

De coronacrisis heeft ons reisgedrag (woon-werkverkeer) blijvend veranderd, het was dé aanzet tot meer thuiswerken. Niet meer iedere dag in de auto, trein of op de fiets naar het werk, maar een afwisseling met achter je bureau in huis. In 2020 werd besloten dat de vaste reiskostenvergoeding mocht doorlopen zoals die vóór de eerste lockdown in maart 2020 vastgesteld was. Vanaf 1 januari 2022 vervalt deze regeling. Hoe ga je daarmee om als werkgever?

tekst gaat verder onder de foto

Reisgedrag opnieuw in kaart brengen

Vanaf 1 januari 2022 mag een thuiswerkdag niet meer als een reisdag worden aangewezen. Er mag dan ook geen reiskostenvergoeding meer betaald worden over deze thuiswerkdag, wanneer de medewerker niet minstens 36 weken of 128 dagen naar kantoor reist. De reiskostenvergoeding moet op het nieuwe patroon worden aangepast en mag niet meer gebaseerd zijn op het reisgedrag van vóór de eerste lockdown in maart 2020.

Wanneer wel reiskosten declareren?

Indien een werknemer minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, dan mag de vaste reiskostenvergoeding vanaf 1 januari 2022 nog steeds onbelast uitbetaald worden. Is dat niet het geval? Dan moeten reiskosten uitbetaald worden op basis van nacalculatie of declaratie. Je betaalt dan enkel de dagen dat er echt gereisd is tot een maximaal bedrag van € 0,19 per kilometer onbelast.

Reiskosten op nacalculatie

Bij reiskosten op nacalculatie geef je de medewerker iedere maand een vaste reiskostenvergoeding en reken je aan het einde van het jaar op basis van een nacalculatie af op basis van de daadwerkelijk gereden kilometers.

Reiskosten declareren

Bij reiskosten op basis van declaratie geeft de medewerker per maand het aantal reisdagen door aan de werkgever. Zo ontvangt de medewerker gewoon een vaste reiskostenvergoeding per gedeclareerde reisdag.

Stem duidelijk af wie wanneer op kantoor is

Hoeveel mensen mogen er tegelijkertijd aanwezig zijn in jouw pand? Hoe vaak wil je dat je medewerkers op kantoor zijn? Maak een plan en eventueel een schema wie er wanneer op kantoor werkt en stem dit duidelijk af met iedereen binnen je organisatie.

Werknemer zelf reiskosten laten declareren

Persaldi werkt met de salarissoftware van Loket.nl. Werknemers kunnen zelf snel en gemakkelijk hun reiskosten kunnen declareren. In het Werknemerloket of via de app kunnen zij elke reisdag in een handomdraai declareren. De leidinggevende hoeft de declaratie enkel nog te accepteren en de vergoeding wordt daarna meegenomen in de eerstvolgende salarisuitbetaling.

Meer actualiteiten

Preboarding nieuwe medewerkers

Preboarding nieuwe medewerkers

Nieuwe functionaliteit binnen Loket.nl. Nog heel even wachten, en dan is het zover! Een veelgehoorde wens van gebruikers gaat in vervulling. Het...