Een werknemer rijdt eerst uitsluitend zakelijk in een auto van de zaak, maar besluit later in hetzelfde kalenderjaar ook privéritten te gaan maken. Wat betekent dit voor de bijtelling? In de praktijk blijkt dat de gevolgen verder kunnen reiken dan veel werkgevers en werknemers verwachten.
Als een werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt met een auto van de zaak, heeft dit namelijk gevolgen voor de bijtelling over het volledige kalenderjaar.
Wanneer geldt geen bijtelling?
Voor een auto die ook privé gebruikt mag worden, geldt in principe een fiscale bijtelling. Een uitzondering geldt wanneer de werknemer op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt.
In dat geval kan de werknemer een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen bij de Belastingdienst. De werkgever hoeft dan geen bijtelling toe te passen via de loonadministratie.
De werknemer moet wel kunnen aantonen dat hij binnen de grens van 500 privékilometers blijft, bijvoorbeeld met een sluitende rittenregistratie.
Later in het jaar toch privé rijden
Besluit een werknemer gedurende het jaar om de auto van de zaak alsnog privé te gaan gebruiken? Dan is het belangrijk om niet alleen te kijken naar het aantal privékilometers dat daadwerkelijk in de resterende maanden wordt gereden.
De grens van 500 privékilometers geldt namelijk op kalenderjaarbasis. De Belastingdienst kijkt daarom naar het privégebruik alsof dit over een volledig kalenderjaar zou plaatsvinden.
Een voorbeeld: een werknemer rijdt tot en met oktober uitsluitend zakelijk en gebruikt de auto vanaf november ook privé. In november en december rijdt hij iedere maand 249 privékilometers. In totaal zijn dat 498 privékilometers. Hoewel dit minder is dan 500 kilometer, betekent dit niet automatisch dat er geen bijtelling geldt.
Het privégebruik over november en december wordt namelijk omgerekend naar een volledig kalenderjaar. Bij gemiddeld 249 privékilometers per maand zou het privégebruik op jaarbasis ruim boven de grens van 500 kilometer uitkomen. Daardoor kan alsnog bijtelling verschuldigd zijn, ook over de eerdere maanden waarin de auto ter beschikking stond.
Deze regeling voorkomt dat een werknemer het grootste deel van het jaar zonder bijtelling kan rijden en vervolgens alleen in een maand waarin de werknemer bijvoorbeeld een reis gaat maken de auto privé kan gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die aan het einde van het jaar met de auto van de zaak op vakantie gaat.
Kortom: het gaat niet alleen om het daadwerkelijke aantal privékilometers in de laatste maanden van het jaar. Bij een wijziging van zakelijk naar privégebruik moet worden beoordeeld wat dit privégebruik op jaarbasis betekent voor de grens van 500 kilometer.
Wisseling van auto gedurende het jaar
Een belangrijk aandachtspunt ontstaat wanneer een werknemer gedurende het jaar van auto wisselt.
Stel dat een werknemer van januari tot en met oktober een auto van de zaak heeft en daarmee uitsluitend zakelijk rijdt. Vanaf 1 november krijgt hij een andere auto van de zaak en gaat hij deze ook privé gebruiken.
Voor de beoordeling van de 500-kilometergrens kijkt de Belastingdienst naar het hele kalenderjaar. Daarbij worden de privékilometers van alle auto’s die in dat jaar ter beschikking hebben gestaan gezamenlijk beoordeeld.
De grens van 500 kilometer begint dus niet opnieuw te lopen zodra de werknemer een andere auto krijgt. Ook hier geldt dat moet worden gekeken naar wat het privégebruik op jaarbasis betekent.
Als door het privégebruik van de nieuwe auto niet langer aan de voorwaarden voor de Verklaring geen privégebruik auto wordt voldaan, kan alsnog een bijtellingsverplichting ontstaan.
Wanneer de werknemer door zijn privégebruik niet langer voldoet aan de voorwaarden voor de Verklaring geen privégebruik auto, ontstaat alsnog een bijtellingsverplichting.
Ook gevolgen voor de eerdere auto
Daarbij is het belangrijk om te weten dat de bijtelling niet alleen betrekking hoeft te hebben op de nieuwe auto.
Als gedurende het kalenderjaar blijkt dat niet meer aan de voorwaarden voor de Verklaring geen privégebruik auto wordt voldaan, kan dit ook gevolgen hebben voor een auto die eerder in datzelfde jaar ter beschikking stond.
Dat kan zelfs het geval zijn wanneer met die eerdere auto geen of nauwelijks privékilometers zijn gereden. De beoordeling vindt namelijk plaats over het volledige kalenderjaar en niet afzonderlijk per auto.
Een wisseling van auto betekent dus niet dat de fiscale beoordeling opnieuw begint. Het gebruik van alle auto’s van de zaak binnen hetzelfde kalenderjaar moet in samenhang worden bekeken.
Moet de werkgever eerdere loonaangiften corrigeren?
Niet altijd.
Wanneer de werkgever terecht geen bijtelling heeft toegepast omdat een geldige Verklaring geen privégebruik auto aanwezig was, hoeft hij de eerdere loonaangiften in principe niet te corrigeren.
Zodra de werknemer meldt dat de verklaring is ingetrokken, past de werkgever vanaf dat moment de reguliere bijtelling toe. Voor de eerdere periode mocht de werkgever vertrouwen op de afgegeven verklaring. Eventuele fiscale gevolgen over die periode kunnen vervolgens door de Belastingdienst rechtstreeks bij de werknemer worden verhaald.
Maak duidelijke afspraken met werknemers
Voor werkgevers is het belangrijk dat werknemers wijzigingen rondom het gebruik van een auto van de zaak direct melden. Denk hierbij aan:
- Het gaan rijden van meer privékilometers;
- Het intrekken van een Verklaring geen privégebruik auto;
- Een wisseling van auto gedurende het kalenderjaar;
- Wijzigingen die van invloed zijn op de rittenregistratie.
Een verandering die in eerste instantie alleen gevolgen lijkt te hebben voor een nieuwe auto, kan dus ook fiscale consequenties hebben voor een auto die eerder in datzelfde jaar ter beschikking stond.
Voorkom verrassingen in de salarisadministratie
De fiscale regels rondom de auto van de zaak vragen om zorgvuldige aandacht. Zeker wanneer een werknemer gedurende het jaar van auto wisselt of zijn privégebruik verandert, is het belangrijk om tijdig te beoordelen welke gevolgen dit heeft voor de loon- en salarisadministratie.
Heb je vragen over de bijtelling, de Verklaring geen privégebruik auto of de verwerking hiervan in de salarisadministratie? Wij denken graag met je mee: contact opnemen
