Werkgevers die maaltijden verstrekken in een eigen bedrijfskantine, moeten in 2026 rekening houden met een nieuw normbedrag. Per 1 januari 2026 is dit bedrag vastgesteld op €4,05 per maaltijd. Het correct toepassen van dit bedrag is essentieel voor een juiste verwerking binnen de werkkostenregeling (WKR) en het voorkomen van naheffingen.
Wanneer een werkgever maaltijden verstrekt aan personeel, wordt dit door de belastingdienst gezien als loon in natura. Om de administratie hiervan te vereenvoudigen, wordt er gewerkt met een vast normbedrag per maaltijd (ontbijt, lunch of diner), ongeacht de werkelijke kosten van de maaltijd.
Eigen bijdrage van de werknemer
Als de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor de maaltijd, mag deze van het normbedrag worden afgetrokken. Betaalt de werknemer bijvoorbeeld €2,50 voor een lunch? Dan wordt het resterende bedrag van €1,55 aangemerkt als loon. Dit restant kan de werkgever onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR, waardoor het voor de werknemer onbelast blijft. Wanneer de eigen bijdrage van de werknemer gelijk is aan of hoger is dan €4,05 is er per saldo geen sprake van belast loon.
Gevolgen voor de vrije ruimte
Het is voor ondernemen belangrijk om de vrije ruimte in de WKR gedurende het jaar goed te monitoren. Het verstrekken van maaltijden kan ongemerkt een flinke hap uit deze ruimte nemen, zeker na de recente verhoging van het normbedrag. Indien de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd over het extra bedrag.
Controleer je administratie
Wij adviseren werkgevers om te controleren of de huidige eigen bijdrage van hun werknemers nog in balans is met het nieuwe normbedrag en de beschikbare vrije ruimte in de WKR. Een kleine aanpassing in de bijdrage of de verwerking kan aan het einde van het jaar onnodige belastingdruk voorkomen.
Heb je vragen over de fiscale verwerking van maaltijden of wil je een check op de vrije ruimte in de WKR? Neem vooral contact op met één van onze adviseurs. Wij helpen je graag! 0546760990.
