Wil je als werkgever profiteren van belastingvoordelen via de werkkostenregeling (WKR)? Dan is het belangrijk om te weten hoe je loonbestanddelen correct moet aanwijzen als eindheffingsloon. Zonder deze aanwijzing loop je het risico onnodig belasting te betalen of werknemersrechten verkeerd toe te passen.
Wat is eindheffingsloon?
Binnen de WKR mag je vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen aan werknemers belastingvrij geven, zolang ze binnen de vrije ruimte vallen. Om dat te doen, moet je deze posten als eindheffingsloon aanmerken in je administratie.
Daarnaast zijn er ook gerichte vrijstellingen, zoals voor reiskosten of maaltijden op de werkplek. Ook voor deze vrijstellingen geldt: je moet het loonbestanddeel als eindheffingsloon aanwijzen, anders geldt de vrijstelling niet.
Wanneer en hoe wijs je aan?
De keuze om iets als eindheffingsloon te verwerken, moet je maken op het genietingsmoment. Dit is het moment dat:
- u het loon betaalt
- u het loon verrekent
- u het loon ter beschikking stelt
- het loon rentedragend wordt
- het loon vorderbaar en inbaar wordt
Die keuze is vervolgens definitief en mag je niet met terugwerkende kracht wijzigen.
Je hoeft de aanwijzing niet apart door te geven aan de Belastingdienst. Het moet alleen aantoonbaar zijn via je administratie.
Wat als het fout gaat?
Soms kun je fouten corrigeren, bijvoorbeeld via een loonstrookcorrectie. Maar je mag niet alsnog besluiten iets als eindheffingsloon te behandelen omdat je later ruimte overhoudt in de WKR. De Belastingdienst houdt zich hierbij strikt aan de regels.
Een bekend voorbeeld komt uit 2020, toen horecaondernemers maaltijden bij werknemers als loon hadden verwerkt. Later ontdekten zij dat die maaltijden onder de gerichte vrijstelling vielen. Omdat dit niet op tijd administratief was vastgelegd, kregen ze geen teruggave van loonbelasting.
Wat gebeurt er als je niets doet?
Doet de werkgever niets, dan beslist de Belastingdienst zelf. Bij loon uit een vorig jaar wordt het als belast loon gezien. Als het in het lopende jaar is gebeurd en je voldoet aan de voorwaarden, mag de Belastingdienst het soms tóch als eindheffingsloon accepteren. Maar dat is een uitzondering, geen regel.
Conclusie
Het aanwijzen van eindheffingsloon lijkt misschien een administratief detail, maar het is enorm van belang voor een werkgever. Zorg dat je de regels goed toepast, leg keuzes duidelijk vast en voorkom verrassingen bij controles.
Heb je hulp nodig bij de administratie hiervan of heb je vragen?
Neem gerust contact op met één van onze adviseurs: 0546760990.
