Hoeveel vrije ruimte heb je in 2026?
- 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom;
- 1,18% over het meerdere boven € 400.000.
Bij een fiscale loonsom van € 500.000 bedraagt de totale vrije ruimte bijvoorbeeld € 9.180.
Dit betekent echter niet dat dit volledige bedrag aan het einde van het jaar nog beschikbaar is. Gedurende het jaar kunnen verschillende vergoedingen en verstrekkingen al ten laste van de vrije ruimte komen.
Welke kosten komen ten laste van de vrije ruimte?
- cadeaubonnen;
- verjaardagscadeaus;
- personeelsfeesten;
- sportabonnementen;
- overige netto vergoedingen aan werknemers.
Niet alle vergoedingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Voor bepaalde kosten gelden namelijk gerichte vrijstellingen. Voorbeelden hiervan zijn reiskosten voor woon-werkverkeer, opleidingskosten en noodzakelijke arbovoorzieningen. Daarnaast vallen sommige voorzieningen op de werkplek, zoals koffie, thee en fruit, onder een nihilwaardering.
Het is daarom belangrijk om goed in kaart te brengen welke vergoedingen daadwerkelijk ten laste van de vrije ruimte komen en dit gedurende het jaar nauwkeurig bij te houden.
Mogelijkheden om resterende vrije ruimte te benutten
De laatste maanden van het jaar zijn vaak een geschikt moment om eventueel overgebleven vrije ruimte in te zetten. Denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket, een cadeaubon of een netto eindejaarsbonus. Let daarbij wel op het gebruikelijkheidscriterium. De Belastingdienst hanteert een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar voor vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsloon worden aangewezen. Tot dit bedrag wordt in principe aangenomen dat sprake is van een gebruikelijke vergoeding. Bij hogere bedragen moet de werkgever kunnen onderbouwen waarom deze nog steeds gebruikelijk zijn.
Wanneer de Belastingdienst tijdens een controle oordeelt dat hiervan geen sprake is, kan de vergoeding alsnog als belast loon worden aangemerkt.
Wat als je de vrije ruimte overschrijdt?
Wanneer de vrije ruimte wordt overschreden, betaalt de werkgever over het meerdere een eindheffing van 80%. Hoewel dit percentage hoog lijkt, hoeft dit niet altijd de duurste optie te zijn. In sommige situaties kan het voordeliger zijn om een vergoeding via de WKR te laten lopen en de eindheffing te betalen, in plaats van een bedrag als brutoloon uit te keren.
Bij het bruteren van een vergoeding moet de werkgever immers rekening houden met de verschuldigde loonheffingen en werkgeverslasten. Afhankelijk van de persoonlijke belastingsituatie van de werknemer kan de totale kostenpost daardoor hoger uitvallen dan bij toepassing van de 80% eindheffing. Een goede berekening vooraf kan dus financieel voordeel opleveren.
Let op: heb je wel een overschrijding van de vrije ruimte? Dan moet je dit bedrag doorgeven aan je salarisadministratiekantoor aan het einde van het jaar. Zij geven dit op in de loonaangifte waarin de 80% eindheffing berekend wordt.
Houd gedurende het jaar grip op de vrije ruimte
Om verrassingen bij de jaarafsluiting te voorkomen, is het belangrijk om gedurende het jaar inzicht te houden in de beschikbare en reeds benutte vrije ruimte. Controleer daarom regelmatig welke vergoedingen en verstrekkingen zijn aangewezen als eindheffingsloon en welke uitgaven nog gepland staan. Denk hierbij dus ook aan kerstpakketten, personeelsactiviteiten en eventuele eindejaarsbonussen.
Door de vrije ruimte actief te monitoren voorkom je onaangename verrassingen en kun je optimaal gebruikmaken van de fiscale mogelijkheden die de WKR biedt.
Heb je vragen over de WKR of ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Wij denken graag met je mee: contact opnemen
