De maand december en januari in de salarisadministratie

December

• In december wil iedereen graag ruim voor kerst de salarissen ontvangen en betalen. Ook zijn veel bedrijven tussen kerst- en oud en nieuw minder bezet of zelfs helemaal gesloten. Daardoor vaak 2,5 week van de maand de tijd om de salarissen te verwerken in plaats een volledige maand;
• Klanten willen nog graag geadviseerd worden over de verwerking van eventuele bonussen of de werkkostenregeling of een 13^e maand;
• Een aantal cao’s kennen in december eenmalige uitkeringen, wij kijken dan na waarover deze moet worden bepaald;
• Nieuwe klanten dienen zich veelal per kalenderjaar aan. Dat komt omdat de salarisadministratie in een kalenderjaar in één salarispakket verloond moet worden om de premies te kunnen bepalen. Deze administraties richten wij veelal tussen kerst- en oud en nieuw in en controleren deze voor de eerste keer;
• Verzamelen wij alle zaken die voor een nieuw kalenderjaar van toepassing zijn en vragen deze bij onze klanten op.

Januari

• Vanaf januari van ieder kalenderjaar wijzigen regels en tabellen vanuit zowel de Belastingdienst, het UWV, het pensioenfonds of andere externe partijen; Er zijn jaren dat er veel compleet nieuwe wetten ingaan die dan voor het eerst van kracht worden;
• In januari zijn wij in de eerste week druk met aanvullende mutaties over het voorgaande kalenderjaar;
• Bij iedere salarisadministratie controleren wij integraal in januari de pensioenpremie, de belastingtabel, de nieuwe premies en andere emolumenten. In andere maanden steekproefsgewijs;
• Bij onze nieuwe klanten worden alle ingevoerde data nogmaals voor de tweede keer gecontroleerd en vergeleken. Wij willen ervan overtuigd zijn dat de werknemer in één keer de juiste salarisstrook ontvangt;
• In januari wijzigen ook relatief veel salarissen of cao’s. Deze mutaties worden individueel vastgelegd of collectief en worden daarna gecontroleerd;
• Krijgen wij veel telefoontjes of mailtjes met vragen over de gewijzigde salarisstrook. Veelal waarom salaris stijgt of juist daalt wat jaarlijks afhankelijk is van nieuwe tabellen en premies.
  Wij communiceren hier ook altijd voorafgaand over maar als de nieuwe salarisstrook er dan toch is ontstaan, heel begrijpelijk, alsnog vragen.
• Accountants beginnen met de eerste voorbereidingen voor jaarrekeningen en vragen bij ons het jaarwerk op of hebben vragen over het voorgaande kalenderjaar.
• Dit jaar (2023) is met iedere klant contact geweest over het aanpassen van de reiskostenvergoeding naar 0,21 cent.
• Is met iedere DGA overlegd geweest over het aanpassen van het gebruikelijk loon, en
• Is overleg geweest met specifieke klanten waar zich specifieke wijzigingen voordeden.

Om die reden brand het licht op de afdeling salarisadministratie er ’s morgens iets eerder,  ’s avonds iets langer of op zaterdag. In de 22 jaar dat ik nu in het vaak zit heeft automatisering er gelukkig wel voor gezorgd dat het meer beheersbaar en efficiënter is geworden.