Werkkostenregeling en de personeelsvereniging

Heb je over 2022 eindheffing moeten betalen vanwege het overschrijden van de vrije ruimte in de werkkostenregeling? Een personeelsvereniging kan helpen de overschrijding te beperken of te voorkomen.

Tekst gaat verder onder de foto

De personeelsvereniging kan onbelast geschenken verstrekken

De personeelsvereniging kan onbelast kostenvergoedingen en/of verstrekkingen aan werknemers geven. Hiervoor gelden wel enkele voorwaarden:

  • Je mag als werkgever in een voorafgaande periode van vijf jaar nooit meer bijgedragen hebben aan de vereniging dan de betrokken werknemers gezamenlijk;
  • De vereniging mag geen uitkeringen doen in geval van ziekte, invaliditeit, bevalling, adoptie en/of overlijden; en
  • De werknemers mogen geen aanspraak maken op een uitkering van de vereniging.
  • De personeelsvereniging moet onafhankelijk zijn van de werkgever. Het verenigingsbestuur (en niet de werkgever) moet zelf over de uitgaven kunnen beslissen.
  • De bijdrage van de werkgever aan de personeelsvereniging mag niet hoger zijn dan de bijdrage van de werknemers/leden zelf. Per saldo kan de werkgever de bijdrage van de werknemers dus verdubbelen.
  • De personeelsactiviteiten moeten een incidenteel karakter hebben en ondergeschikte voorzieningen voor de werknemers zijn. Bijvoorbeeld een personeelsfeest, uitstapje of workshop. Het moeten activiteiten zijn die een personeelsvereniging normaal gesproken organiseert. Activiteiten die veel geld en tijd kosten, zoals het huren van vakantiehuizen, vallen daar normaal gesproken niet onder. Ondergeschikte voorzieningen zijn bijvoorbeeld kwantumkortingen.

Als je aan deze voorwaarden voldoet kan de personeelsvereniging aan de werknemers bijvoorbeeld een verjaardags- of kerstgeschenk geven en/of het personeelsfeest bekostigen. Deze kosten komen dan niet (meer) ten laste van jouw werkkostenbudget. De werknemer betaalt zijn bijdrage uit zijn nettoloon.

 

Bijdrage werknemer en werkgever

Stel dat een werknemer jaarlijks € 120,00 betaalt (€ 10 per maand) aan de personeelsvereniging, dan mag de werkgever ook jaarlijks € 120,00 bijdragen. Over deze € 120,00 euro die de werkgever bijdraagt hoeft geen belasting betaald te worden.

Daarnaast kan de bijdrage die de werknemer zelf moet betalen ook kostenneutraal verlopen voor de werknemer. Als de werkgever een algemene vergoeding verstrekt aan de werknemer, dan heeft de werknemer extra inkomsten naast de contributie voor de personeelsvereniging. Per saldo kost het de werknemer dan niets extra’s.

 

Voorbeeld kostenbesparing

Er wordt een personeelsuitje georganiseerd. De kosten daarvan zijn € 1.000,00 en het werkkostenbudget is overschreden.

Kosten zonder personeelsvereniging:

€ 1.000 kosten personeelsuitje

€ 800 eindheffing werkkosten

_____________________

€ 1.800 totale kosten voor de werkgever

Wanneer er wel een personeelsvereniging is, dan wordt de € 1.000,00 betaald vanuit de personeelsvereniging. De werknemers betalen gezamenlijk € 500,00 aan contributie en daarom kan de werkgever € 500 belastingvrij bijdragen aan de personeelsvereniging.

Daarnaast wordt ook een algemene vergoeding van € 500,00 verstrekt aan de werknemer, zodat de personeelsvereniging kostenneutraal is voor de werknemer. Over de € 500,00 moet nog wel € 400,00 eindheffing betaald worden.

Kosten met personeelsvereniging:

€ 500,00 bijdrage werkgever aan personeelsvereniging

€ 500,00 algemene kostenvergoeding aan werknemers

€ 400,00 eindheffing over algemene kostenvergoeding

______________________

€ 1.400,00 totale kosten voor werkgever

 

De personeelsvereniging als spaarpot voor evenementen

Overgebleven vrije ruimte mag je niet meenemen naar een volgend kalenderjaar. De personeelsvereniging kan echter wel als spaarpot fungeren voor de toekomst.

Als de personeelsvereniging niet jaarlijks haar gehele budget opmaakt, kan het resterend budget wel in een volgend kalenderjaar ingezet worden.

 

Feest in jubileumjaar of een personeelsreis

Zo kan de personeelsvereniging bijdragen aan activiteiten in een jubileumjaar of een personeelsreisje organiseren. Deze kosten komen dan, als u voldoet aan alle voorwaarden, niet ten laste van het werkkostenbudget.

Wij adviseren je graag over de aandachtspunten. Met een juiste vormgeving kan een personeelsvereniging een kostenbesparing opleveren voor de werkgever en zelfs kostenneutraal zijn voor de werknemer.

Meer over:

Delen via:

Meer actualiteit op het gebied van loonbelasting

Hoeveel budget is er nog in jullie vrije ruimte? Het einde van 2023 komt in zicht, wat onder andere …

De hoogte van de onbelaste reiskostenvergoeding is per 1 januari 2024 € 0,23 per kilometer ongeacht de wijze van …

Wanneer jouw werknemer zwanger is, dan dien je voor deze medewerker een WAZO-uitkering bij het UWV aan te vragen.