Verwerking Zwangerschaps-uitkering in de loonadministratie

Zwangerschaps- en bevallingsverlof

De medewerker heeft recht op zwangerschaps- en bevallingsverlof en een zwangerschaps- en bevallingsuitkering van het UWV. Dit is geregeld in de Wet arbeid en zorg (WAZO).

Doorbetaling loon

Voor de loondoorbetaling van de medewerker zijn er twee opties: Je betaalt het loon door en je ontvangt de uitkering van het UWV of de uitkering kan rechtstreeks door het UWV naar de werknemer worden overgemaakt en je verloond zelf geen loon tijdens het verlof. De uitkering zal afwijken van het reguliere loon dat je betaalt, omdat het UWV uitgaat van een referteperiode van 12 maanden en dus rekent met een gemiddeld dagloon. Ook hanteert het UWV een maximum dagloon voor de uitkering.

Let op wanneer u een onbelaste reiskostenvergoeding of onkostenvergoeding verwerkt. De werknemer maakt de kosten niet meer tijdens het verlof en deze vergoeding kan daarom dus niet onbelast doorlopen. Wanneer je de vergoedingen wel door wil betalen, dan kun je dit aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte of u kunt de netto vergoeding bruteren.

Verwerking uitkering in de loonadministratie

Wanneer je het loon doorbetaalt en de uitkering van het UWV ontvangt, dan dient de uitkering per 2022 op een aparte inkomstenverhouding verwerkt te worden. Hierbij wordt een code meegegeven in de loonaangifte, zodat de Belastingdienst weet dat dit de verloning van een uitkering betreft. Het is dus belangrijk om verwerking van uitkeringen altijd door te geven aan jouw contactpersoon voor de salarisadministratie.

Naast de registratie van de code is het ook van belang voor het afdragen van de juiste WW-premie. De Wet Arbeidsmarkt in Balans schrijft onder andere voor dat er een lage WW-premie mag worden betaald voor medewerkers met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met vaste urenomvang. Voor alle andere contracten dient de hoge premie afgedragen te worden. Bij de verwerking van een uitkering mag je altijd de lage WW-premie hanteren.

Wanneer er dus voor medewerkers een hoge WW-premie afgedragen dient te worden en krijg je voor deze werknemer een WAZO-uitkering, dan mag u tijdens de periode van zwangerschaps- en bevallingsverlof de lage WW-premie toepassen. Dit scheelt 5% in de werkgeverlasten. Bij een heffingplichtig loon van € 2.000 scheelt dit € 100 aan werkgeverslasten per maand.

Aanvullend geboorteverlof

Heb je een werknemer in dienst waarvan de partner is bevallen, dan wil deze werknemer mogelijk aanvullend geboorteverlof opnemen. Vanaf 1 juli 2020 kunnen partners maximaal vijf weken betaald verlof opnemen tijdens de eerste zes maanden nadat hun partner is bevallen. Het UWV betaalt 70% van het dagloon van de medewerker (hierbij geldt het maximum dagloon).

Voor het aanvullend geboorteverlof geldt dezelfde keuze of je de uitkering naar de medewerker laat storten door het UWV of dat je het loon op 70% laat doorlopen en de uitkering zelf ontvangt. De uitkering hier is 70% van het gemiddelde dagloon over de afgelopen 12 maanden. Verwerkt je de uitkering in de loonadministratie, dan geldt hier ook de toepassing van de lage WW-premie. Wanneer je de uitkering aanvult naar een hoger percentage dan 70%, dan dien je over het meerdere wel de hoge premie af te dragen wanneer dit in een reguliere situatie ook moest. Let op, je maakt hiervoor ook een nieuw dienstverband aan.

Doorbetaald ouderschapsverlof

Heb je een werknemer in dienst die vader of moeder is geworden, dan wil deze werknemer mogelijk ook het doorbetaald ouderschapsverlof opnemen. Vanaf 2 augustus kunnen ouders maximaal negen weken betaald verlof opnemen . Een vereiste is dat dit moet worden opgenomen voordat het kind 1 jaar oud is. Het UWV betaalt 70% van het dagloon van de medewerker (hierbij geldt het maximum dagloon).

Voor het doorbetaald ouderschapsverlof geldt dezelfde keuze of je de uitkering naar de medewerker laat storten door het UWV of dat je het loon op 70% laat doorlopen en de uitkering zelf ontvangt. De uitkering hier is 70% van het gemiddelde dagloon over de afgelopen 12 maanden. Verwerkt je de uitkering in de loonadministratie, dan geldt hier ook de toepassing van de lage WW-premie. Wanneer je de uitkering aanvult naar een hoger percentage dan 70%, dan dien je over het meerdere wel de hoge premie af te dragen wanneer dit in een reguliere situatie ook moest. Let op, je maakt hiervoor ook een nieuw dienstverband aan.

Meer vragen rondom dit onderwerp? Neem contact met ons op!