Persaldi

Special: Werkkostenregeling

Met ingang van 1 januari 2010 is de werkkostenregeling in de loonbelasting opgenomen. Tot 1 januari 2015 mochten werkgevers kiezen om nog het oude regime toe te passen of al gebruik te maken van de werkkostenregeling.

Tekst gaat verder onder de foto

De basis voor het begrip ‘Loon’ ligt vast in artikel 10, lid in van de Wet op de Loonbelasting.

“Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking”.

In moderne taal gezegd: Alle voordelen uit een huidige of vroegere dienstbetrekking is loon waarover de werkgever loonheffingen en meestal premies werknemersverzekeringen over moet betalen.

Wij krijgen nog steeds veel vragen over de werkkostenregeling en de toepassing ervan. Daarnaast signaleren wij in toenemende mate controles van de Belastingdienst die alleen zien op het juist toepassen van de werkkostenregeling.  Vandaar dat wij het belangrijk vinden om over dit onderwerp een special te maken. Stapsgewijs leggen wij de werkkostenregeling aan je uit met praktische voorbeelden.

De basis van de werkkostenregeling

Zoals hierboven geschetst is alles loon. Echt alles? Nee, er zijn uitzonderingen op deze hoofdregel.

Is er sprake van één van de volgende uitzonderingen? Dan is er geen sprake van loon.

  • Wellevendheid of sympathie;
  • Gerichte vrijstellingen;
  • Intermediaire kosten;
  • Loon in natura met een nihilwaardering;
  • Vrijgesteld loon.

Wellevendheid of sympathie

Een voorbeeld is een persoonlijke attentie die buren of vrienden ook zouden kunnen geven.

De voorwaarden zijn geregeld in de kleine geschenkenregeling. Dit onderwerp behandelen wij later in deze special.

Gerichte vrijstelling

Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gelden gerichte vrijstellingen. Bij enkele gerichte vrijstellingen gelden ook grensbedragen. Indien wordt voldaan aan de voorwaarden dan gaat de Belastingdienst er vanuit die je deze hebt aangewezen als eindheffingsloon.

Stel dat je voldoet aan de voorwaarden maar je vergoedt meer dan het grensbedrag. Dan moet je voor het meerdere wel een keus maken of je dit als loon gaat aanmerken of het meerdere aanwijst als eindheffingsloon (oftewel aan je vrije ruimte in je werkkostenregeling). Wil je de vergoeding of verstrekking onder de vrije ruimte laten vallen dan moet je het uiterlijk op het moment van vergoeden hebben aangewezen. Wat met aanwijzen wordt bedoeld komt later in dit artikel terug.

Een voorbeeld
Je betaalt als werkgever € 0,29 reiskostenvergoeding. Van dit bedrag kun je € 0,19 per kilometer gericht vrijgesteld vergoeden. Het meerdere, € 0,10 cent, is het bovenmatige deel en valt niet onder de gerichte vrijstelling. Je kunt dit aanmerken als belast loon (dan zie je het dus op de loonstrook weer terug) maar je kunt het ook aanwijzen als eindheffingsloon en daarmee in de vrije ruimte van de WKR laten vallen. De werknemer ontvangt dan ook daadwerkelijk € 0,29 netto. Dat geldt ook voor de werkgever tenzij de vrije ruimte vol zit. Dan betaal je over het meerdere 80% eindheffing (lees: belasting).

Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die een werknemer namens een werkgever maakt. Denk hierbij aan een pak papier dat de werknemer betaalt en vervolgens bij de werkgever declareert. Het pak papier wordt eigendom van de werkgever. Je schiet het als het ware voor.

Let op: ook intermediaire kosten moet je wel als zodanig aanwijzen.

Loon in natura met een nihilwaardering

De hoofdregel kennen we nu. Alles wat je de werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt is loon. Maar om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen die jouw werknemer op de werkplek gebruikt, in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gesteld. Deze nihilwaardering gaan dus niet ten kosten van je vrije ruimte.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan consumpties op de werkplek. Het gaat hier dan om koffie, thee, gebak of een stuk fruit. Maar ook het rentevoordeel van een personeelslening indien jouw werknemer daarmee een (elektrische) fiets of elektrische scooter koopt.

Vrijgesteld loon

Een voorbeeld hiervan is een maandsalaris bij een 25 en/of 40 jarig diensttijd jubileum of een overlijdensuitkering van maximaal 3 maand salarissen.

Indien één van de bovenstaande situaties zich voordoet, en er wordt aan de gestelde voorwaarden voldaan, dan raken bovenstaande situaties je vrije ruimte niet.

Vrije ruimte berekenen en gebruikelijkheidstoets

De werkkostenregeling houdt in dat iedere werkgever, afhankelijk van de loonsom in het betreffende kalenderjaar, een soort van budget heeft waardoor hij belast loon om kan zetten in onbelast loon.

Dit budget kennen wij als “de vrije ruimte”. De hoogte is afhankelijk van je fiscale loonsom. De berekening van de vrije ruimte voor het kalenderjaar 2022 is als volgt:

  • 1,7% over de fiscale loonsom tot € 400.000
  • 1,18% over de fiscale loonsom boven de € 400.000

Een voorbeeld

Een werkgever heeft een verwachte fiscale loonsom van € 600.000 in 2022. De vrije ruimte is dan:

  • 1,70% over € 400.000 = € 6.800
  • 1,18% over € 200.000 = € 2.360
  • Totaal                            = € 9.160

Over het bedrag dat je de vrije ruimte overschrijdt betaal je als werkgever 80% eindheffing.

Stel dat je in bovenstaand voorbeeld € 10.000 onder de vrije ruimte hebt laten vallen dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over € 840, oftewel € 672 extra loonbelasting.

De praktische betekenis van genoemde € 9.160 aan vrije ruimte in dit voorbeeld betekent dat deze werkgever € 9.160 belast loon kan omzetten in onbelast loon. In de dagelijkse praktijk zeggen we dat dit de vrije ruimte is. Ook op deze regel zijn uitzonderingen al zijn dit er maar twee. Het volgende mag je niet aanwijzen onder de werkkostenregeling maar is altijd belast loon:

  • Verplicht werknemersloon
  • Handelen in strijd met de gebruikelijkheidstoets

Wat is bijvoorbeeld verplicht werknemersloon:

  • De bijtelling van de auto van de zaak
  • Vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten
  • Strafbeschikkingen aan de werknemer (met uitzondering van de boete met een auto van de zaak)

De gebruikelijkheidstoets

Dit houdt kort gezegd in dat je qua waarde niet meer dan 30% mag afwijken van wat onder vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Vergelijkbare omstandigheden kunnen bijvoorbeeld zijn andere werknemers bij dezelfde werkgever of andere werknemers. Het is aan de Belastingdienst om aan te tonen of iets gebruikelijk is.

Voorbeeld jacuzzi (1)

Een werkgever verstrekt aan alle werknemers een kerstpakket met een waarde van € 70. Deze waarde wijst de werkgever aan onder de vrije ruimte. Alleen één werknemer, die uitzonderlijk heeft bijgedragen aan de organisatie, ontvangt een jacuzzi met een waarde van € 2.300.  Je kunt begrijpen dat dit een uit uitzonderlijk kerstpakket is en dus niet gebruikelijk.

In dit voorbeeld is de werkwijze dan als volgt. € 70 is gebruikelijk bij deze onderneming als waarde van het kerstpakket. Daarvan mag 30% worden afgeweken, dat is € 91 (€ 70 x 130%). Dit bedrag mogen we aanwijzen onder de vrije ruimte, oftewel € 2.209 (€ 2.300 – € 91) is belast loon bij de werknemer omdat het meerdere niet gebruikelijk is.

Doelmatigheidsgrens

Een belangrijke aanvulling op de gebruikelijkheidstoets is de doelmatigheidsgrens. De Belastingdienst beschouwd een bedrag van € 2.400 als gebruikelijk voor vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.

Voorbeeld jacuzzi (2)

De jacuzzi krijgt met deze regel een heel andere fiscale betekenis. Stel dat bij deze werknemer in het kalenderjaar alleen het kerstpakket van € 70 aan de vrije ruimte is toegewezen dan is er minder dan € 2.400 aan die werknemer toegewezen, namelijk € 2.330. Nu wordt aangenomen dat aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan. Dus kan de waterscooter, met een waarde van € 2.300 onder de vrije ruimte worden aangewezen.

Kleine geschenkenregeling

Eerder in deze special hadden we het over wellevendheid en sympathie. De kleine geschenkenregeling houdt in dat het geschenk niet meer kost dan € 25 inclusief btw.

Voorbeeld

Een werkgever bezorgt bij de geboorte van het kind een pluche beer met inscriptie of een bos bloemen bij een 25 jarig huwelijk.

Wel zitten er de volgende voorwaarden aan de kleine geschenkenregeling:

  • Deze attentie hadden buren, vrienden of kennissen ook kunnen geven;
  • Het mag geen geld of een waardebon zijn
  • De attentie heeft een maximale waarden van € 25 inclusief BTW, maar exclusief verzendkosten.

Aanwijzen

Het meest belangrijke eigenlijk als we het hebben over de werkkostenregeling. Voordat je iets aan de vrije ruimte toekent moet je het hiervoor aangewezen hebben. Het aanwijzen is vormvrij. Dit kan een speciaal grootboekrekeningnummer zijn maar je kunt bijvoorbeeld ook in het personeelshandboek een aantal zaken aanwijzen.  Het moet in ieder geval uit een administratie blijken.

Het aanwijzen moet gebeuren of aan het begin van het jaar of op het moment van genieten. Dat houdt in het moment waarop het loon wordt betaalt of verrekent.

Samengevat

Eerst bepaal je of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling valt onder:

  • De gerichte vrijstellingen;
  • De nihilwaarderingen;
  • Intermediaire kosten, of
  • De regels voor ‘verplicht loon’.

Is dat niet het geval dan heb je mogelijkheden om alsnog belast loon om te zetten in onbelast loon en onder de vrije ruimte te brengen van jouw werkkostenbudget te brengen.

Begroting

Meten is weten geldt hier als bijhouden. Weet wat je richting het eind van het jaar nog kunt aanwijzen als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling. Tot je vrije ruimte betaal je geen 80% eindheffing. 80% eindheffing is niet altijd een nadeel overigens. Bij hoge inkomens is er juist een voordeel. Wil je weten hoe dat zit? Neem dan contact met ons op.

Wat veel voorkomt zijn meetings, lunches en diners. Zorg dat je de zakelijke onderbouwing direct na de gebeurtenis in orde maakt. Op deze wijze kun je bij een eventuele controle van de Belastingdienst, ook na aantal jaren, nog aantonen waarom je dit onbelast hebt vergoed.

Wij adviseren werkgevers een standaard document te maken waaruit blijkt:

  • Wat was de reden van de lunch, het diner of de meeting?
  • Waar vond deze plaats? Op de werkvloer of extern
  • Hoeveel mensen, en wie, waren hierbij aanwezig?
  • Welke werknemers van je eigen bedrijf namen deel?
  • Welke relaties namen deel?

Belangrijk is daarbij ook dat je de uitnodiging en de agenda minimaal vijf kalenderjaren bewaard. Wij hebben hiervoor een standaard document beschikbaar. Neem hiervoor contact met op ons op.

Belangrijkste aandachtspunten

  • Alles is belast loon behalve gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen, intermediaire kosten en kleine geschenken;
  • Met de werkkostenregeling heeft iedere werkgever, afhankelijk van zijn loonsom, de mogelijkheid om belast loon om te zetten in onbelast loon;
  • De gebruikelijkheidstoets houdt in dat je niet meer dan 30% mag afwijken van wat onder vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is;
  • Zolang niet meer dan € 2.400 is toegewezen aan de vrije ruimte van de betreffende werknemer gaat de Belastingdienst er vanuit dat aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan;
  • Wijs vooraf de vergoeding of verstrekking aan!;
  • Stel een werkkostenbegroting op;
  • Sinds 1 januari 2022 is er een gerichte vrijstelling van € 2 voor thuiswerken;
  • Zorg voor de onderbouwing van lunches, diners en meetings.

Wijzigen van rechtsvorm

Ben je als werkgever in de loop van het kalenderjaar van rechtsvorm gewijzigd of ga je dit nog doen? Je moet de vrije ruimte dan per inhoudingsplichtige beoordelen. Stel dat je 1 juni 2022 van rechtsvorm bent gewijzigd. Dan moet je alle vergoedingen en verstrekken aan de vrije ruimte toekennen die je had van 1 januari 2022 tot en met 31 mei 2022. En als grondslag voor de vrije ruimte de fiscale loonsom nemen over deze periode. In de nieuwe rechtsvorm vanaf 1 juni 2022 is de vrije ruimte afhankelijk van jouw loonsom van 1 juni 2022 tot en met 31 december 2022. Indien je dan net in november een groter personeelsfeest wilt organiseren heeft dat mogelijk tot gevolg dat je vrije ruimte eerder wordt overschreven en je dus eerder 80% eindheffing moet betalen.

Praktische tip Persaldi over jouw personeelsfeest

Stel je wilt een zomer BBQ organiseren voor jouw werknemers. Je huurt hiervoor een tent, besteld bij de slager vlees, drank bij je groothandel of supermarkt en je huurt er een DJ bij. Kosten van dit geheel: € 4.000. Stel dat er 20 werknemers werkzaam zijn. Houd je dit feest op jouw terrein of de parkeerplaats die bij jouw pand hoort (waar ook jouw arbeidsomstandighedenwet geldt) dan hoef je alleen maar € 3,35 per werknemer in aanmerking te nemen. Dit is namelijk het normbedrag voor een maaltijd in 2022. Dit normbedrag kun je vervolgens aanwijzen onder de werkkostenregeling.

Houdt je ditzelfde personeelsfeest op een evenemententerrein of het terrein van je buurman? Dan valt het volledig factuurbedrag van € 4.000 in jouw vrije ruimte. Er is dan eerdere sprake van overschrijding van jouw vrije ruimte. Alle bedragen in de werkkostenregeling zijn inclusief BTW.

Algemene Tip Persaldi

Wij kunnen het ons voorstellen dat je de werkkostenregeling nog lastig vind. Daarom helpen wij je graag met het in kaart brengen van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in jouw onderneming. Voor meerdere werkgevers hebben wij dit mogen doen waardoor het voor hen nu grotendeels een invul oefening is.

Wij werken met een werkkostenmodel waarin je periodiek je werkkostenregeling bij kunt werken zodat je een goed beeld hebt en na afloop van het kalenderjaar weet of je 80% eindheffing moet afdragen of binnen je vrije ruimte bent gebleven. Neem hiervoor contact met ons op.

Persaldi – Jongbloed Fiscaal Juristen.

Op gebied van complexe fiscale vraagstukken en eventuele looncontroles werken wij nauw samen met Jongbloed Fiscaal Juristen.  Jongbloed Fiscaal Juristen is een onafhankelijk kantoor met vestigingen in Almelo, Den Haag en Enschede.

 

Meer informatie?

Neem dan contact op met één van onze adviseurs op 0546-760 990 of per mail via info@persaldi.nl

Meer over:

Delen via: