Declareren in Loket.nl

In dit artikel
In dit artikel

Geen bonnetjes meer op het bureau

Je herkent dit vast, een bakje op het bureau van de office manager met een eindeloze stapel bonnen. Of ben je zelf aan het puzzelen met het doorgeven van het aantal kilometers van je werknemers aan de salarisverwerker? Dit proces is eenvoudig te digitaliseren met Loket.nl, werknemers kunnen tegenwoordig zelf diverse declaraties doorgeven via het Werknemerloket.

Tekst gaat verder onder de foto

Digitale invoer met bijlage

Digitale invoer

Maatwerk mogelijk

Via het werknemerloket kunnen werknemers digitaal declaraties indienen. Hier kan ook een bijlage toegevoegd worden, op deze manier zijn bijvoorbeeld bonnetjes direct digitaal.
De gebruikte componenten voor het indienen van declaraties kunnen natuurlijk per werkgever en zelfs per werknemer verschillen. Dit kunnen we allemaal inrichten, je bepaald als werkgever zelf welke componenten open worden gezet voor het indienen van declaraties. Zo kun je bijvoorbeeld ook per type werknemer of per afdeling andere componenten vrijgeven voor het declareren door werknemers. Elk soort component kan toegevoegd worden, denk hierbij aan: aantal zakelijke kilometers, aantal gereisde dagen naar het werk, onkostenvergoedingen en overwerkuren.

Oproepkrachten

Heb je oproepkrachten in dienst en geen urenregistratiesysteem? In deze situatie zien we vaak dat deze werknemers via briefjes of een mailtje de gewerkte uren doorgeven. Dit is foutgevoelig, kan onoverzichtelijk worden en het kost extra tijd om deze gegevens bij de salarisverwerker aan te leveren.
Een mooie oplossing hiervoor is om deze werknemers zelf de gewerkte uren door te laten geven via het werknemerloket. Deze uren kun je zelf (of de leidinggevende natuurlijk) goedkeuren, waarna ze direct meegenomen kunnen worden met de verloning. Het briefje of de mail kan de werknemer zelfs invoeren als bijlage.

Goedkeuren (door leidinggevenden)

Goedkeuren door leidinggevenden

Wanneer een werknemer een declaratie heeft ingediend, zie je deze in het takencentrum terug. Hier zie je welke werknemer een declaratie heeft ingediend en voor welk component, bijvoorbeeld gereisde kilometers of gemaakte kosten. Wanneer een werknemer een bijlage heeft toegevoegd, zoals een bon, kun je deze hier ook direct inzien.

Je kunt als werkgever of als afdelingsmanager deze declaraties goedkeuren. Wanneer afdelingsmanagers de declaraties gaan goedkeuren, kunnen wij de rechten in Loket zo inrichten dat afdelingsmanagers alleen de declaraties in kunnen zien. Zij zien dan geen verdere vertrouwelijke gegevens (zoals bijvoorbeeld loongegevens, persoonsgegevens, documenten en verlof). Daarnaast is het mogelijk functiescheiding aan te brengen wie de mutaties goedkeurt en wie de mutatie uiteindelijk verwerkt en toekent aan een maand voor de verloning.

Declaraties en bonnen altijd inzichtelijk

Wanneer declaraties dan goedgekeurd, verwerkt en verloond zijn, kunnen deze in Loket.nl altijd teruggevonden worden bij het dienstverband van de werknemer. Inclusief een vastlegging  wie wat wanneer heeft gedaan. De documenten zoals bijgevoegde bonnetjes zijn tevens terug te vinden in het werknemersdossier van de betreffende werknemer.

Declaratie en bonnen

Tip van Persaldi 💡
Aan een kostenvergoeding of declaratie kunnen wij een grootboekrekening koppelen. Dit grootboek kan bijvoorbeeld heten ‘onkosten WKR’. Hiermee voldoe je dan ook direct aan het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling.

Kortom, het gebruik van declaraties via Loket biedt een administratieve lastenverlichting op een eenvoudige, overzichtelijke manier. Heb je interesse in de mogelijkheden? We komen natuurlijk graag bij je langs om je hier meer over te vertellen en samen te kijken naar de voordelen voor jouw onderneming!

Meer over:

Delen via:

Meer actualiteit op het gebied van Loket

Word je als werkgever overspoeld door administratieve taken? Keur je regelmatig declaraties goed waarvan je eigenlijk geen idee hebt …

Het nieuwe jaar komt eraan, December vliegt bij iedereen voorbij met veel op de agenda. Daarom willen we ook …

Een zieke medewerker kost gemiddeld € 405,- per dag, afhankelijk van het salaris. Het effect op je bedrijf en …