Werkgever moet brief uit personeelsdossier verwijderen

De kantonrechter was van mening dat de werkgever ten onrechte had geoordeeld dat de werkneemster niet meewerkte aan de re-integratie en dat daarom ten onrechte ook de betaling van het loon was stopgezet. De brief waarbij dat laatste was medegedeeld moest de werkgever daarom uit het personeelsdossier verwijderen.

Tekst gaat verder onder de foto

Een gemeente had een werkneemster ervan beschuldigd dat zij misbruik zou hebben gemaakt van een treinabonnement. De arbeidsverhouding was daardoor volgens de gemeente verstoord geraakt, maar de kantonrechter had in maart 2022 een verzoek van de gemeente tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst afgewezen en een verzoek van de werkneemster om haar weer toe te laten tot het werk toegewezen.

In juni 2022 meldt de werkneemster zich ziek als gevolg van een auto-ongeval. In maart 2023 geeft de bedrijfsarts opdracht tot het uitvoeren van een expertise-onderzoek. Het bedrijf dat dat onderzoek moet uitvoeren laat de werkneemster in juli 2023 en november 2023 onderzoeken door een medisch specialist en laat informatie opvragen bij de behandelende artsen. In december 2023 laat het bedrijf aan de gemeente weten dat de definitieve rapportage, de conclusie van het onderzoek en het opgestelde belastbaarheidsprofiel aan de werkneemster heeft verzonden, omdat de werkneemster haar toestemming voor het delen van de uitkomsten van het onderzoek op 4 december 2023 heeft ingetrokken. Op 17 januari 2024 bezoekt de werkneemster de bedrijfsarts. Zij zegt dan toe dat zij het bedrijf vóór 31 januari 2024 alsnog toestemming zal geven om de uitkomsten van het onderzoek naar de bedrijfsarts te sturen. Dat gaat de gemeente echter niet snel genoeg en zij sommeert de werkneemster op 18 januari 2024 om de bedrijfsarts vóór 25 januari 2024 in het bezit te stellen van de uitkomsten van het expertise-onderzoek en de opgevraagde informatie van de behandelaren. Bij gebreke daarvan zegt de gemeente de betaling van het loon te zullen stopzetten. Op 31 januari 2024 stopt de gemeente daadwerkelijk met de betaling van het loon.

De werkneemster start daarop een kort geding bij de kantonrechter. Zij laat zich daarbij niet bijstaan door een advocaat of andere rechtshulpverlener als gemachtigde. Zij vordert dat de “loonstop” uit het personeelsdossier zal worden verwijderd. Voor het geval die vordering niet zou worden toegewezen vordert zij “redelijkheid van communicatie tussen de werkneemster en de leidinggevende samen met een mediator bij alle toekomstige belangrijke gesprekken”. De gemeente stelt daartegenover dat het verwijderen van stukken uit het personeelsdossier een definitief karakter heeft en dus niet als voorlopige voorziening in een kort geding kan worden gevorderd. Dat ziet de kantonrechter anders, omdat de stukken altijd weer aan het personeelsdossier kunnen worden toegevoegd als in hoger beroep of in een bodemprocedure blijkt dat deze ten onrechte uit het personeelsdossier zijn verwijderd. Hoewel de kantonrechter uit de dagvaarding opmaakt dat de werkneemster wil dat de stopzetting van de loonbetaling beëindigd wordt, kan de kantonrechter een vordering met die strekking niet toewijzen, omdat de werkneemster die in de dagvaarding niet als vordering heeft ingesteld.

De kantonrechter is echter van mening dat de gemeente de stopzetting van de loonbetaling ten onrechte heeft aangekondigd. De gemeente stelt de “loonstop” te hebben doorgevoerd omdat het expertise-onderzoek zo lang geduurd heeft en omdat haar geduld op was als gevolg van de communicatie tussen partijen, het indienen van een klacht tegen de leidinggevende door de werkneemster en het op het laatste ogenblik afzeggen van een afspraak met de leidinggevende op 11 januari 2024. De kantonrechter erkent dat het expertise-onderzoek lang geduurd heeft, maar stelt dat het onderzoek tot oktober 2023 zonder noemenswaardige problemen verliep, dat het bedrijf dat het onderzoek uitvoerde een afspraak in oktober 2023 heeft verzet naar november 2023, dat de werkneemster stelt dat zij haar toestemming voor het delen van de uitkomsten van het onderzoek op 4 december 2023 heeft ingetrokken omdat gegevens van een andere persoon waren verward met haar gegevens en dat de werkneemster verder uitstel heeft gevraagd en gekregen omdat haar broer op 15 december 2023 was overleden.

De kantonrechter is van mening dat daarmee onvoldoende aannemelijk is geworden dat de werkneemster niet heeft meegewerkt aan haar re-integratie. Waarom de gemeente meende van de werkneemster te moeten verlangen dat zij al vóór 25 januari 2024 medewerking zou verlenen aan het naar de bedrijfsarts doorsturen van informatie van het expertise-onderzoek en van de behandelaren, terwijl de bedrijfsarts de werkneemster daartoe de gelegenheid had gegeven tot 31 januari 2024, is de kantonrechter niet duidelijk. De bedrijfsarts had bovendien laten weten dat zij de informatie van de behandelaren al op 17 april 2023 had ontvangen. Verder is volgens de kantonrechter niet duidelijk waarom de loonstop per 1 februari 2024 en niet per 16 januari 2024 is opgelegd. Aan de werkneemster was vóór 17 januari 2024 ook niet eerder gevraagd om de informatie van het expertise-onderzoek en de behandelaren met de bedrijfsarts te delen. De werkneemster heeft er volgens de kantonrechter belang bij dat de brief over de loonstop niet met de aanvraag voor een WIA-uitkering wordt meegezonden aan het UWV. De kantonrechter wijst de vordering tot verwijdering van de brief uit het personeelsdossier daarom toe.

→ Lees meer over de voordelen van Loket

 

Commentaar

In procedures bij de kantonrechter hoeven partijen zich niet te laten bijstaan door een advocaat. Als een werknemer vervolgens procedeert zonder dat hij zich laat bijstaan door een advocaat of een andere rechtshulpverlener als gemachtigde, kan dat een kantonrechter gemakkelijk voor een dilemma plaatsen. Moet de kantonrechter procedureregels die de werknemer niet goed in acht heeft genomen onverkort toepassen, of moet hij de rechtszoekende burger de helpende hand bieden door de procedureregels soepel toe te passen? Voor dit dilemma zal de kantonrechter zich in deze zaak ook geplaatst hebben gezien. De werkneemster wil dat de loondoorbetaling wordt hervat, maar vordert dat niet. In plaats daarvan wordt een vordering ingesteld tot verwijdering van stukken uit het personeelsdossier die de werkgever naar onze mening terecht aanmerkt als een vordering met een definitief karakter, terwijl in een kort geding alleen voorlopige voorzieningen kunnen worden gevorderd. De kantonrechter stelt dat van een vordering met een definitief karakter geen sprake is omdat de brief altijd weer aan het personeelsdossier kan worden toegevoegd, maar dat is toch wel vreemd. Die stelling gaat er van uit dat de verwijdering uit het personeelsdossier niet betekent dat de brief moet worden vernietigd.

Maakt het dan verschil waar de brief zich bevindt? En wat betekent het als een brief zich in het personeelsdossier bevindt? Het was duidelijker geweest als de kantonrechter zou hebben aangegeven wat de gemeente wel en niet met de brief mocht doen (bijvoorbeeld niet aan het UWV verzenden) of als de kantonrechter de gemeente zou hebben veroordeeld tot een rectificatie van de brief. Maar dat was dan weer niet door de werkneemster gevorderd, waardoor de kantonrechter het moest doen met de vordering tot “verwijdering uit het personeelsdossier”. Het moge duidelijk zijn dat werknemers in voorkomend geval beter andere vorderingen kunnen instellen. En dat kantonrechters vorderingen zoals deze beter niet kunnen toewijzen.

Meer over:

Delen via:

Meer actualiteit op het gebied van HR

De PVV, VVD, NSC en BBB zijn het eens geworden over een hoofdlijnenakkoord. Wij vinden het interessant wat hierin …

De kosten van overwerk in de WW-premie gaan per 1 januari 2025 omlaag bij grote vaste contracten. De ministerraad …

Het minimumuurloon bedraagt per 1 juli 2024 bruto € 13,68 per uur. Dat is een stijging van 3,09% ten …

Alles over HR