Koffiebeker onder werkkostenregeling of niet?

Vrije ruimte

Vergoedingen voor en verstrekkingen van zaken die niet strikt werkgerelateerd zijn, zijn volgens de werkkostenregeling belastingvrij tot de vrije ruimte. Die is voor dit jaar vastgesteld op 1,92%. Met een maximale loonsom van vier ton is de vrije ruimte maximaal €7.680. Onder de vrije ruimte behoren geen zaken en diensten met een nihilwaardering. Hieronder valt bijvoorbeeld bedrijfskleding, een fitnessruimte op het werk en ook koffie en thee. Voorwaarde is dat de voorziening niet elders dan op de werkplek is te gebruiken. Bij een herbruikbare koffiemok die thuis afgewassen dient te worden, is dit laatste meteen een punt van discussie.

→ Lees meer over subsidies voor werkgevers met statushouders

Privégebruik ondergeschikt

Het gaat volgens de wetgever om voorzieningen, die in het algemeen verbonden zijn met de bedrijfsvoering van de werkgever, en die naar algemene maatschappelijke opvattingen niet als loon worden ervaren, ook al kan sprake zijn van enig privévoordeel. Koffie en thee zijn onmiskenbaar in het belang van het arbeidsproces. Vervanging van de wegwerpbekers door de koffiebekers vindt plaats onder druk van nieuwe wetgeving; vervanging van de wegwerpbekers door (het afwassen van) servies op de werkplek kan een enorme belasting opleveren voor het bedrijfsproces. Er is derhalve sprake van een voorziening in het belang van het arbeids- en bedrijfsproces. En er is verder sprake van een beperkt privévoordeel voor de werknemer.

De kennisgroep loonheffing heeft naar het verleden gekeken om te achterhalen wanneer een voorziening op nul mag worden gewaardeerd. Er blijkt onderscheid tussen ter beschikking gestelde (denk aan een bedrijfslaptop) en verstrekte voorzieningen (een laptop die cadeau gedaan wordt en ook op het werk kan worden gebruikt). De geschonken koffiebeker lijkt hiermee een geschonken voorziening, maar volgens de kennisgroep zijn er sterke aanwijzingen in de wetsgeschiedenis om de koffiebeker wel een nihilwaardering te geven. In de wet staat dat loon in natura zowel kan bestaan uit verstrekkingen als terbeschikkingstelling.

Aangezien de keuze van de werknemers niet leidend is geweest bij het aanbieden van de koffiebekers en de redelijkheidstoets niet kan dienen om te treden in het beleid van de werkgever (Kamerstukken II 1998/99, 26728, nr. 3, p. 28/29) voldoet de verstrekking van een koffiebeker ter waarde van € 10 aan de voorwaarde van redelijkheid. Zie voor meer informatie over de redelijkheidstoets KG:204:2024:6.